Swisscom Event-Plattform
Event Web App steigert die Effizienz um 75%
Swisscom ist das führende Telekommunikationsunternehmen der Schweiz mit internationalen Aktivitäten in ganz Europa. Mit über 21'000 Mitarbeitenden erwirtschaftete es im Jahr 2016 einen Nettoumsatz von 11,6 Milliarden Franken.
Die Teams von Swisscom setzten verschiedene Tools zur Planung und Durchführung ihrer Veranstaltungen ein. Web Essentials entwickelte "KIME", eine All-in-One-Event-Management-Plattform, die über die Standardfunktionen generischer Eventplanungstools hinausgeht. Sie ist vielseitig, skalierbar und integriert sich in die bestehende Infrastruktur von Swisscom.
| Kunde | Swisscom AG |
|---|---|
| Service | Web App Entwicklung Unterstützende Dienstleistungen |
| Dauer | Mehrere laufende Projektphasen seit 2014 |
| Team | Zugeordnetes KIME-Team: 1 Product Owner, 1 Technische Leitung, 1 Qualitätssicherung und bis zu 5 Entwickler |
| Technologien | PHP Flow Framework, MySQL, CouchDB, Elasticsearch, Angular JS |
| Tools | Jenkins, npm, Grunt, Vagrant, GIT |
Business Benefits
75% Effizienzsteigerung
Durch KIME kann die Veranstaltungsplanung von 2 statt 8 Mitarbeitern und die Ticketbearbeitung von einer statt 6 Personen überwacht werden
Früher Unternehmenswert
Dank einer funktionsfähigen Vorabversion konnte Swisscom das Produkt bereits nach kurzer Entwicklungszeit in Betrieb nehmen, während es kontinuierlich verbessert wurde
Schnellere Eventerfassung
Benutzer können über ein Backend auf verschiedene Funktionen zur Ereignisverwaltung zugreifen, um schnell und einfach eine beliebige Größe oder Art von Event zu erstellen
Die Herausforderung
- Schaffung einer flexiblen Lösung zur Konsolidierung der verschiedenen Systeme, die derzeit im Einsatz sind
- Verwalten von Veranstaltungen aller Größenordnungen, von kleinen eintägigen Workshops bis hin zu mehrtägigen Konferenzen und Location-Konferenzen
- Entwicklung von APIs zum Abrufen von Daten aus bestehenden Systemen
- Event-Administratoren können Event-Anmeldungen für verschiedene Zwecke vollständig anpassen
- Bereitstellung eines rechtssicheren Ticketmanagementprozesses
- Sammeln von Daten für die Analyse, um zukünftige Ereignisse zu verbessern
Die Plattform
KIME ist eine Multi-Frontend-Plattform, das auf einem leistungsstarken Core Backend basiert. Benutzer können Teilnehmergruppen, Veranstaltungen und Veranstaltungsparameter detailliert verwalten. Zu den Highlights gehören:
Mitarbeiterevents
Die Mitarbeiter-Frontends dienen der Organisation interner Veranstaltungen, von Mittags-Yoga-Sitzungen bis hin zu mehrtägigen Firmenveranstaltungen.
Mitarbeiter können ihre eigenen Veranstaltungen erstellen, Teilnehmer können Teams bilden, Rollen zuweisen und andere Teammitglieder einladen. Features wie Event "Likes" und News Stories sorgen dafür, dass KIME Spaß macht und den Gemeinschaftsgeist unter den Kollegen nutzt und fördert.
Benutzer können Ereignisse nach Zeit, Ort und Typ filtern und sehen, wofür sich ihre Kollegen angemeldet haben. Ist eine Veranstaltung ausgebucht, werden sie auf eine Warteliste gesetzt und automatisch benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird.
Firmen-Veranstaltungsmanagement
Für die zweijährlich stattfindenden Swisscom Games werden über 3’500 Swisscom-Angestellte aus dem In- und Ausland zu einem mehrtägigen und standortübergreifenden Sportereignis eingeladen. KIME kümmert sich um die Registrierung, das Freiwilligenmanagement, das Unterkunft-Management, die Reisevorbereitungen, die Tickets und vieles mehr.
Sponsoring-Prozess-Digitalisierung
Das Ticketing-Frontend ist ein Online-Shop mit Leistungen und Tickets für Veranstaltungen, die von Swisscom gesponsert werden. Die Mitarbeitenden können Tickets durchstöbern und per Kreditkarte kaufen, was die Buchhaltung entlastet und zusätzliche Einnahmen für Swisscom generiert. Key Account-Manager nutzen dieses Frontend auch, um Tickets zu reservieren, Kunden einzuladen und Kundenzusagen zu überwachen, wodurch der Prozess vollständig transparent wird. Dieses Modul steigert den Ticketverkauf und reduziert die Anzahl der benötigten Ressourcen für den sonst manuellen Ticketprozess von 6 auf 1.
Eingebaute Compliance
Das Ticketing-Frontend wurde um den Compliance-Prozess erweitert, um den neuen schweizerischen Vorschriften gerecht zu werden. Die Herausforderung bestand darin, einen obligatorischen papierbasierten Schritt in einen digitalen Prozess zu integrieren. Jetzt führt KIME die Empfänger automatisch durch das Drucken, Unterzeichnen und Einreichen eines Berechtigungsformulars, bevor die Tickets freigegeben werden.
Single Event Microsites
Nicht alle Swisscom-Veranstaltungsteilnehmer verfügen über KIME-Benutzerprofile. So haben wir es möglich gemacht, in KIME Event-Microsites zu erstellen, um Events zu vermarkten und externe Anmeldungen zu ermöglichen. Der Zugang kann öffentlich sein oder über Gruppen- oder personalisierte Zugangscodes erfolgen, die mit einem Rabatt oder zusätzlichen Vorteilen wie z.B. einem VIP-Dinner verknüpft werden. Organisatoren können Anmeldungen und die Verwendung von Zugangscodes überwachen, um mitzuverfolgen, wer ihre Veranstaltungsseite besucht.
Newsletter-Tool
Das Mailer-Tool ermöglicht den Versand von Newslettern an bestimmte Empfängergruppen, seien dies interne Abteilungen oder Funktionen, Benutzer mit bestimmten Attributen, Veranstaltungsteilnehmer oder externe Benutzer, welche über einen Excel-Listen-Upload eingefügt wurden. Die Gruppen werden innerhalb der Plattform bestimmt. Die Personalisierung der Newsletter ermöglicht, diese automatisch mit Benutzerdaten wie E-Mail-Adressen, Ticketdetails oder Barcodes zu versehen. Eine intuitive Benutzeroberfläche mit benutzerdefinierten Inhaltselementen macht die Erstellung einzigartiger Swisscom-Marken-Newsletter einfach und schnell.
Event-Struktur mit Operationen, Regeln & Dienstleistungen
Diese Backend-Funktionen sind der Schlüssel zur Vielseitigkeit von KIME.
Operationen sind buchbare Elemente, die es erlauben, Großveranstaltungen in Teilveranstaltungen (z.B. Workshops oder Breakout-Sessions) zu strukturieren, die mit Hilfe von Regeln an die Vorgaben des jeweiligen Programmpunkts angepasst werden können.
Die Regel-Engine erlaubt die Definition von Parametern pro Benutzergruppe. Beispiele könnten sein:
- Maximale Teilnehmerzahl pro Standort
- Teamanforderungen (z.B. Männer-/Frauenquote)
- Spezifische Teilnahmebedingungen
- Maximale Anzahl von Dienstleistungen, die ein Benutzer dazu buchen kann
Zusätzliche Dienstleistungen können Hotelzimmer, Parkplätze oder Mahlzeiten sein, die bei der Registrierung dazu gebucht werden können, die allenfalls Provisionen für Swisscom generieren und den kompletten Buchungsprozess für Teilnehmer und Veranstalter vereinfachen. Zusammen mit Operationen und Regeln können zusätzliche Dienstleistungen je nach Buchungskonstellation und Nutzertyp abgestimmt werden - und ermöglichen es so, Upsales im genau richtigen Augenblick vorzuschlagen.
In einer komplexen Berufswelt, in der sich alle Einfachheit wünschen, IST KIME Einfachheit. Es ist das Werkzeug, das ich mir morgens als erstes, und abends als letztes benutze. Es arbeitet mit Ihnen zusammen, um die Ereignisse genau so zu gestalten, wie Sie es wünschen - ohne Kompromisse oder Umwege
Wolfgang Megert, Swisscom AG
Eine Enterprise Event-Lösung
KIME in Zahlen
343
Veranstaltungen organisiert mit KIME im Jahr 2016
5600
Teilnehmer beim Swisscom CEO Roadshow Event 2016
521
verschiedene Unter- oder Teilveranstaltungen während den Swisscom Games 2015
1640+
Veranstaltungen insgesamt mit diesem Tool geplant
25000
Teilnehmer wurden durch das Single Frontend “Move” koordiniert
2
Mitarbeiter handhaben dieses Tool in einem Unternehmen von 21000 Mitarbeitern
KIME hat sich in den letzten 4 Jahren zu einem leistungsstarken Produkt entwickelt, worauf unser Team unglaublich stolz ist. Es ist ein tolles Gefühl, KIME in Aktion bei Swisscom-Veranstaltungen mit Tausenden von Besuchern zu sehen.
Chomnit Chouy
Product Owner, Web Essentials
Wartung
Web Essentials ist ein Anbieter von individuellen digitalen Mobile- und Web-Anwendungen, bietet technisches Projektmanagement, Schulungen und Wartungsdienstleistungen an.
