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Share Point Onlineのセットアップと初期導入作業の記録

SharePointOnline Office365 E3の試用版動作確認

今回は、欧米では採用企業が増えているMicrosoft Share Point Onlineがどんなものか試しに試用版をセットアップしてみました。ちなみに日本では海外ほど採用事例は少ないようです。

背景には、既存の高額なWindowsServerを使用したシステムのペイの為になかなかそんな簡単に乗り換えできないのかもしれませんね。

さて、本体の試用版登録作業はメールアドレスと携帯電話のSMSか電話での認証コード取得から始まります。作業時間は3分くらいでした。

サーバー側の処理が数秒ありこんな画面が表示されます。

ScreenShut 2015-08-25 4.11.57

 

初期導入なので、簡単なところから機能をみていきたいと思います。今回はサイトコレクション機能を試用した社内ポータルや他部署向けサイトを作成し、アクセス権を付与するところまでやってみたいと思います。

管理者ボタンから初期セットアップを行います。

管理画面は下記のようにすっきりしてます。わかりやすいです。

ScreenShut 2015-08-25 4.23.29

左のメニューからセットアップをクリックします。

「仕事に取り掛かりましょう」と表示されます。

とても好感が持てます。1画面ワンタスクな感じで初心者に優しいです。セットアップ開始をクリックしてみます。

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既存の情報資源をアップロードできるようです。

今回の目的ではないので「いいえ」を選択して次に進みます。

ScreenShut 2015-08-25 4.31.31

ドメインとDNSの関係について説明がでてきます。親切です。

初心者でも簡単にセットアップが行えそうで助かります。

ドメインおよびDNSについて学習するビデオがみれるリンクまであります。しかも(3分)と時間まで。今回はビデオは省略し、始めたいので「始めましょう」をクリックします。

 

 

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どのドメインを使用しますか?登録の際にきめたドメインを入力して「次へ」をクリックします。

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がしかし、登録した段階であらかじめ決めたドメインが設定済みのようです。AWSの感覚で設定をしていくとつまずきますね。

というわけで、ドメインと初期ユーザー、ドメインセットアップは終わっているという事でした。せっかく記事に書いたのでこれはこれで失敗例として残しておきます。

他の複数ドメインを持っている場合はこのような画面から追加していくようです。

いずれにしても、1画面ワンタスクで丁寧な説明まであってとっても好感度がアップしました。

管理者メニューに戻るには右上のバツをクリックすると戻れます。

 

ユーザーを追加方法。

ユーザーから「アクティブなユーザー」をクリックします。

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プラスマークをクリックします。

 

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フォームに入力します。仮にテストユーザーなどとします。。

ScreenShut 2015-08-25 5.37.12

 

作成をクリックすると管理ユーザー宛に登録内容のメールと自動生成パスワードが送られてきますので、作成したユーザーはユーザー名とパスワードを使用して権限のあるサイトを閲覧したりできるようになります。

 

気を取り直して、サイトコレクションやサイト、ユーザー権限追加、管理者追加などの機能の説明に入ります。

サイトコレクション

前提知識としてまずは下記を頭の片隅に入れておきます。

・サイトコレクション
SharePointOnlineのサイト単位。
サイトごとにアクセス権限を分離できます。
サイトコレクション複数作成可能で、サイトコレクションごとに利用者を限定したりサイト管理者を分ける事が可能
・サイト
サイトコレクションの内部に存在するSharePointOnlineのワークスペースでチームサイト、BLOGやプロジェクト、ドキュメントなど、用途により選択して構築並びに利用するサイトごとに細かな権限設定などもできる
・リスト
SharepointOnline上で利用できるデータコレクションとそれを活用してできたアプリの事。リストを新規で作成し自分でデータを定義する事もできる。
・ライブラリ
SharePointOnline上で利用できるファイル保管場所
ファイルサーバーの様な機能だが、バージョン管理、共同編集などのドキュメント管理のために便利な機能が提供されている。
・ページ
SharePointOnline内部で直接レイアウト変更や文字、画像の差込ができるページでSharePointOnline内にWIkiを構築したり、全員がアクセスするトップページなどを自由に作成できる。

社内コミュニティーを作成しよう。

はじめに社内コミュニティー用のサイトコレクションを作成します。

(注意:デフォルトでポータルサイトコミニュティなどが自動で作られています)

デフォルトのポータルサイトを使用する場合は下記の作業は不要です。

管理者メニューに入り、左側メニューからサービス設定をクリックするとプルダウンされて「サイト」があるのでクリックします。

ScreenShut 2015-08-25 4.54.45

サイトコレクションの画面に遷移します。

ScreenShut 2015-08-25 4.55.47

 

サイトコレクション作成画面

ScreenShut 2015-08-25 5.05.43

タブ表示でグループ作業、エンタープライズ、発行、ユーザー設定とテンプレートもグループ分けされています。

今回はグループ作業のタブからコミュニティサイトを選択して設定していきます。

設定項目は自分でわかるように適当に設定してください。

ここでの管理者は初期登録の管理ユーザーにします。

・サイトのタイトル

・WEBサイトのアドレス

・言語の選択

・テンプレートの選択

・サイトの管理者

・サーバーのリソースクウォータ

作成すると下記の画面になり新しいサイトコレクションが作られるまでしばらく時間がかかります。

ひとまずURLの一覧に今回作成したURLがでてるので待ちます。

ScreenShut 2015-08-25 5.50.34

 

完了したら当該のURLをクリックしてサイトを見てみましょう。

ディスカッション式のサイトが作成されました。

まだ何も設定してないので右側のメニューからカテゴリーを追加したりするコミュニティツールがあるので適宜設定すれば完了です。

ScreenShut 2015-08-25 5.54.10

 

 

このページをカスタマイズするには、左上ページタブをクリックして編集をクリックすると下記のような編集画面に入れます。

ScreenShut 2015-08-25 6.00.21

 

筆者もここでページレイアウトをカスタマイズしたりライブラリーを追加など試しましたが、普段このようなGUIでのWEB画面開発はしないので、戸惑いました。ですが、項目を眺めていくうちに理解はできました。

この画面の印象としてはフラットUIが仇になっているような気がします。

今回は初期登録からユーザー登録方法、サイトコレクションの追加とページ編集方法までを簡単に紹介しました。

筆者はSharePointOnlineの知識は昨日まで皆無でしたが、初期登録後の操作は親切なUX,UIのおかけで特に資料を見ずにここまで設定できました。

普段のWEB開発とは全く違う感覚だったので新鮮でした。

試用期間は30日間なのでもう少しいろいろ試しに使ってみたいと思います。

 

 

 

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